Os principais desafios do Gerenciamento de Projeto

Sabemos que o gerenciamento de projeto é um conjunto de atividades que são realizadas temporariamente por um grupo, visando atingir algum objetivo. Esse objetivo pode ser a criação de um produto, o alcance de resultados ou a prestação de serviços.

As dificuldades e exigências variam desde o gerenciamento de projeto até dificuldades do próprio projeto, porém quase todos os gestores encontram alguns problemas comuns . O tempo para a execução de atividades, o alinhamento de um escopo bem definido, recursos (capitais ou humanos) reduzidos e o deadline para entrega do projeto são alguns dos principais problemas que sempre os rodeiam

O que se diferencia, quando falamos do gerenciamento de projeto de implementação de software, é que algumas outras quimeras específicas tendem a aparecer.

Toda a aplicação de técnicas, habilidades e conhecimento na área de TI, envolve uma sinergia entre o que os recursos físicos (desenvolvedores, consultores, gerente e cliente) e o produto final (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Somado a isso, o desafio de lidar com diversas áreas e pessoas com perfis diferentes também é uma tarefa essencial para que o projeto alcance o sucesso. A empatia entre a equipe de consultores e a equipe do Cliente é fundamental e deve sempre ser considerada com algo importante para o andamento do projeto.

Vislumbrando todo esse cenário, como seria possível então entregar a implementação de um ERP, causando as menores alterações possíveis na rotina do cliente e tendo o impacto mais positivo nos seus processos de negócio?

Analisamos 3 das principais falhas para a gestão de um projeto de ERP:

imagem pessoas gerenciamento de projeto
  1. Planejar, Planejar e Planejar.

Quando os problemas aparecem ou as coisas não acontecem da forma como prevíamos, um planejamento sólido pode ajudar ou até salvar um projeto de mudanças drásticas no orçamento e em sua entrega.

Quando as estimativas feitas para tempo e recursos necessários são deficientes e carecem de uma visão ampla do que pode dar errado, o que deve dar certo e como equilibrar essas duas ações, essa carência leva ao erro.

É fundamental um gerenciamento de projeto que analise as atividades do dia a dia do projeto, tanto da equipe interna quanto da equipe do cliente. Usar ferramentas de gestão de projeto, são essenciais para registrar o trabalho da equipe.

Manter, também, o foco nas atividades futuras que requerem participação do usuário. Manter os usuários avisados, com antecedência, do que se espera de cada um deles é importantíssimo para que não se tenha horas não produtivas de toda a equipe.

Comprometimento com as datas do cronograma, é também algo que se espera de cada uma das partes envolvidas em um projeto de implementação.

Por fim, qualquer problema, deve ser informado de imediato ao cliente, para que a 4 mãos seja possível estudar estratégias de mitigação de riscos, revendo as atividades planejadas.

  1. A necessidade da Mudança positiva.

A implementação de um ERP não se resume apenas a implementar o sistema, testar e pronto. A complexidade e as possibilidades das funções de um ERP exigem treinamentos focados no desenvolvimento de pessoas capacitadas para operar aquele sistema. Os usuários precisam entender como podem utilizar todas as funções de uma forma positiva, afinal a implementação é um passo para o crescimento, e esse crescimento é uma mudança positiva para as empresas.

Manter uma comunicação ativa entre o que está acontecendo no projeto e a equipe do projeto, faz com que cresça o interesse pelo assunto. Fornecer explicações claras, se possível, já entrando em algumas telas do sistema ou até simulando algum processo é importante para que os usuários se sintam seguros com os novos processos que serão implementados.

Os treinamentos devem sempre ser práticos, assim os usuários irão realmente operar o sistema, desmistificando o “monstro” que está por nascer.

A experiência e conhecimento do consultor e a segurança transmitida é essencial para criar um relacionamento de confiança entre as partes, acalmando a ansiedade de todos, essa é uma das funções mais fundamentais para um correto gerenciamento de projeto.

  1. A atualização do ERP não pode ser deixada para depois.

Com a rapidez que a tecnologia evoluí hoje em dia, uma solução ERP pode se tornar cada vez menos eficaz com o passar do tempo. As atualizações servem para melhorar e ajudar mais o usuário final a chegar a seus objetivos. Entender que esse investimento é revertido na melhoria de processos de TI é essencial para que um ERP possa entregar 100% de produtividade.

Durante um projeto de implementação, a prática de customização deve ser muito bem aplicada. Estas customizações devem ser reduzidas ao mínimo, e sempre que possível devem ser criados novos programas dentro da ferramenta, evitar ao máximo modificar o código standard do sistema.

Entretanto, sabemos que esta é uma missão nem sempre possível. Sendo assim, programar atualizações de versões e aplicações de correções com uma frequência máxima de 1 ano é uma boa prática.

Quanto menos o seu sistema estiver desatualizado, menos tempo levará para implementar e testar uma nova alteração disponibilizada.

O custo destes “pequenos” upgrades, é muito melhor gerenciado e estimado, podendo ser parte fixa do orçamento anual da sua empresa.

Essas 3 principais falhas demonstram que existe muito mais para ser analisado na gerência de um projeto de implementação de ERP do que apenas custos e outros indicadores comuns.

Entender que problemas ocorrem e boas práticas de gerenciamento podem reduzir seus impactos, torna o projeto mais seguro, mais confiável e mais ágil.