06 May The main challenges of Project Management

The main challenges of Project Management

We know that project management is a set of activities that are temporarily carried out by a group, aiming to achieve some objective. This objective can be the creation of a product, the achievement of results or the provision of services.

Difficulties and requirements range from project management to project difficulties, but almost all managers encounter some common problems. The time for the execution of activities, the alignment of a well-defined scope, reduced resources (capital or human) and the deadline for project delivery are some of the main problems that always surround them.

What is different, when we talk about software implementation project management, is that some other specific chimeras tend to appear.

Toda a aplicação de técnicas, habilidades e knowledge na área de TI, envolve uma sinergia entre o que os recursos físicos (desenvolvedores, consultores, gerente e cliente) e o produto final (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Somado a isso, o desafio de lidar com diversas áreas e pessoas com perfis diferentes também é uma tarefa essencial para que o projeto alcance o sucesso. A empatia entre a equipe de consultores e a equipe do Cliente é fundamental e deve sempre ser considerada com algo importante para o andamento do projeto.

Vislumbrando todo esse cenário, como seria possível então entregar a implementação de um ERP, causando as menores alterações possíveis na rotina do cliente e tendo o impacto mais positivo nos seus processos de negócio?

Analisamos 3 das principais falhas para a gestão de um projeto de ERP:

1. Plan, Plan and Plan.

When problems arise or things don't go the way we anticipated, solid planning can help or even save a project from drastic changes in budget and delivery.

When estimates made for time and resources needed are deficient and lack a broad view of what can go wrong, what should go right, and how to balance these two actions, this lack leads to error.

A project management that analyzes the day-to-day activities of the project, both of the internal team and the client team, is essential. Using project management tools are essential to record team work.

Also keep the focus on future activities that require user participation. Keeping users informed, in advance, of what is expected of each one of them is very important so that the entire team does not have unproductive hours.

Commitment to schedule dates is also expected from each of the parties involved in an implementation project.

Finally, any problem must be immediately reported to the client, so that it is possible to study risk mitigation strategies, reviewing the planned activities.

2. The need for positive Change.

The implementation of a ERP não se resume apenas a implementar o sistema, testar e pronto. A complexidade e as possibilidades das funções de um ERP exigem treinamentos focados no desenvolvimento de pessoas capacitadas para operar aquele sistema. Os usuários precisam entender como podem utilizar todas as funções de uma forma positiva, afinal a implementação é um passo para o crescimento, e esse crescimento é uma mudança positiva para as empresas.

Manter uma communication ativa entre o que está acontecendo no projeto e a equipe do projeto, faz com que cresça o interesse pelo assunto. Fornecer explicações claras, se possível, já entrando em algumas telas do sistema ou até simulando algum processo é importante para que os usuários se sintam seguros com os novos processos que serão implementados.

Training should always be practical, so users will actually operate the system, demystifying the “monster” that is yet to be born.

A experiência e knowledge do consultor e a security transmitida é essencial para criar um relacionamento de confiança entre as partes, acalmando a ansiedade de todos, essa é uma das funções mais fundamentais para um correto gerenciamento de projeto.

3. The ERP não pode ser deixada para depois.

Com a rapidez que a tecnologia evoluí hoje em dia, uma solução ERP pode se tornar cada vez menos eficaz com o passar do tempo. As atualizações servem para melhorar e ajudar mais o usuário final a chegar a seus objetivos. Entender que esse investimento é revertido na melhoria de processos de TI é essencial para que um ERP possa entregar 100% de produtividade.

During an implementation project, the practice of customization must be very well applied. These customizations must be reduced to a minimum, and whenever possible new programs must be created within the tool, avoiding modifying the system's standard code as much as possible.

However, we know that this is a mission that is not always possible. Therefore, scheduling version updates and patch applications with a maximum frequency of 1 year is a good practice.

The less your system is out of date, the less time it will take to implement and test a new available change.

The cost of these “small” upgrades is much better managed and estimated, and can be a fixed part of your company's annual budget.

Essas 3 principais falhas demonstram que existe muito mais para ser analisado na gerência de um projeto de implementação de ERP do que apenas custos e outros indicadores comuns.

Understanding what problems occur and good management practices can reduce their impacts, makes the project safer, more reliable and more agile.